鐵路文書檔案管理規(guī)則

文 號：[82]鐵辦字69號

    第一章　總　則

    第1條　為了加強(qiáng)鐵路系統(tǒng)檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)黨和國家對檔案工作的有關(guān)規(guī)定，特制定本規(guī)則。

    第2條　檔案工作是一門專業(yè)，又是黨的機(jī)要工作，各級黨委必須加強(qiáng)對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。

     第3條　鐵路各級機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位（以下簡稱各單位），都必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一管理檔案的原則，建立和健全各級檔案管理機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一管理本單位的黨、政檔案。各級檔案業(yè)務(wù)管理部門，對所屬系統(tǒng)的檔案工作，要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

     第4條　各單位都必須建立和健全檔案工作秩序，加強(qiáng)檔案工作科學(xué)管理，提高檔案工作質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用。

    第二章　各級檔案工作的機(jī)構(gòu)及其性質(zhì)和任務(wù)

    第5條　鐵道部檔案管理處，是全路檔案業(yè)務(wù)管理部門，其性質(zhì)，既是黨的機(jī)構(gòu)，又是行政機(jī)構(gòu)。它的任務(wù)是：負(fù)責(zé)擬訂檔案管理制度、規(guī)劃、計劃和措施；總結(jié)交流和推廣檔案工作經(jīng)驗；培訓(xùn)檔案工作干部；對鐵路系統(tǒng)各單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

    鐵道部檔案館，是保管鐵路系統(tǒng)永久性檔案的基地。它的任務(wù)是：按照鐵道部規(guī)定的檔案進(jìn)館范圍，組織接收、整理、保管鐵路系統(tǒng)的黨、政檔案和科學(xué)技術(shù)檔案；收集、編寫參考資料和專題史料；提供檔案、資料的利用；負(fù)責(zé)進(jìn)館檔案的縮微復(fù)制工作。

     第6條　部屬各局、廠、院、校，均應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)（檔案科或室），統(tǒng)一管理本單位的黨政檔案，并對本系統(tǒng)的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

    各級檔案機(jī)構(gòu)，其性質(zhì)，既是黨的機(jī)構(gòu)，又是行政機(jī)構(gòu)。為便于工作，機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)在行政，并作為直屬機(jī)構(gòu)。

    第7條　檔案室的任務(wù)是：

     （一）收集、整理、保管和統(tǒng)計機(jī)關(guān)的檔案；

     （二）辦理檔案的出借和閱覽，編寫必要的查找工具，積極開展檔案的利用工作；

     （三）進(jìn)行檔案的鑒定工作，對已經(jīng)超過保管期限的檔案，提出存毀意見；

     （四）督促和指導(dǎo)文書部門或有關(guān)人員把需要?dú)w檔的文件材料，正確地進(jìn)行立卷和擬定保管期限，并按規(guī)定時間向檔案室歸檔；

    （五）定期把具有永久保存價值的檔案向檔案館移交；

     （六）收集、整理、保管與本機(jī)關(guān)檔案有關(guān)的內(nèi)部參考資料，配合檔案提供利用；

     （七）辦理機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人交辦的有關(guān)檔案工作的其他事項。

      第8條　各單位根據(jù)工作需要，確定足夠的定員，配齊勝任檔案工作的干部。管理檔案的干部，必須政治上完全可靠。

    第9條　檔案工作干部，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和黨的方針政策，刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識，熱愛檔案工作，不斷提高政治思想和業(yè)務(wù)水平，努力做到又紅又專。

    第10條　檔案工作，是機(jī)要工作的組成部分，必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家的保衛(wèi)、保密制度，按照機(jī)要工作的條件，嚴(yán)格要求，以保證所管檔案的絕對安全。

    第三章　文件材料的歸檔

    第11條　文件材料的立卷歸檔工作，是文書處理工作的最后一個環(huán)節(jié)。各單位辦理完畢的、具有保存價值的文件材料，都必須由文書處理部門或有關(guān)人員收集齊全，分類整理，立成案卷，于次年六月底前，向檔案部門移交歸檔。應(yīng)立卷歸檔的文件材料，不允許由承辦單位或個人分散保存。

   第12條　文件材料立卷的基本原則是：按照文件材料的自然形成規(guī)律，保持它們的歷史聯(lián)系。立卷單位，在立卷工作中，應(yīng)做好下列各項工作：

    （一）按照歸檔范圍，將需要?dú)w檔的文件材料收集齊全、完整；

    （二）鑒定文件材料的價值，確定保管期限；

     （三）確定文件材料的秘密等級，絕密文件應(yīng)單獨(dú)立卷；

    （四）按照文件之間的聯(lián)系，組成案卷。不同保管期限、不同年代的文件材料應(yīng)分別立卷。問題相同，保管期限又一致的文件材料，不應(yīng)分開組卷。

     第13條　黨委（組）、政治部、紀(jì)檢委和公安局（處）都是獨(dú)立行文單位，黨委（組）與政治部、紀(jì)檢委和公安局（處）形成的文件，必須分別整理立卷。

    第14條　文件和電報，一般應(yīng)按照內(nèi)容的聯(lián)系，統(tǒng)一整理立卷，絕密文電應(yīng)該單獨(dú)整理立卷；少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可以隨同絕密文電立卷。

    第15條　歸檔的案卷，應(yīng)該做到：歸檔文件齊全完整；分類清楚；標(biāo)題簡明確切；保管期限劃分準(zhǔn)確；每個案卷必須填寫卷內(nèi)目錄；封皮書寫要整齊；裝訂要結(jié)實美觀；案卷排列要系統(tǒng)，并編有案卷目錄，一并向檔案部門移交歸檔。

    第四章　檔案的整理、保管和統(tǒng)計

    第16條　檔案整理工作，是檔案室和檔案館的重要任務(wù)之一。整理工作的基本要求是，使檔案系統(tǒng)化，便于保管和利用。其主要內(nèi)容是，對不合要求的案卷進(jìn)行加工整理，按全宗分類，系統(tǒng)排列、編制案卷目錄。

    第17條　檔案整理工作，必須堅持按全宗整理的原則。一個單位（包括黨、政、工、團(tuán)）在工作活動中形成的全部檔案是一個全宗。同一全宗的檔案，不得拆散。不同全宗的檔案不得混在一起。

     劃分檔案全宗的原則是：

     （一）行政上可以獨(dú)立行使職權(quán)，能夠以自己的名義單獨(dú)對外行文；

      （二）財務(wù)上是一個獨(dú)立的會計單位，自己可以單獨(dú)編造預(yù)算或財務(wù)計劃。

     （三）設(shè)有專門的人事機(jī)構(gòu)或管理人事的干部，有一定的任免權(quán)。

    第18條　一個全宗的全部案卷，應(yīng)該根據(jù)檔案的來源、產(chǎn)生時間、內(nèi)容和形式，分門別類區(qū)分不同保管期限，進(jìn)行科學(xué)分類，系統(tǒng)排列。排列方法可以結(jié)合本單位的實際情況，按照年代——組織機(jī)構(gòu)，組織機(jī)構(gòu)——年代或年代問題等方法進(jìn)行。

    第19條　編制案卷目錄要和案卷分類、排列順序相一致使之準(zhǔn)確地反映全宗內(nèi)案卷的基本內(nèi)容。

    第20條　每個全宗，應(yīng)該設(shè)立全宗卷，把有關(guān)全宗歷史情況的文件（如機(jī)關(guān)歷史情況，歷年檔案收集和整理情況、鑒定報告、銷毀清冊和檢查記錄等）集中立卷保存。