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鐵路文書檔案管理規(guī)則

2009-12-29 來源:鐵道部 作者:未知
本文摘要:鐵路文書檔案管理規(guī)則

文 號:[82]鐵辦字69號

    第一章 總 則

    第1條 為了加強(qiáng)鐵路系統(tǒng)檔案管理工作,充分發(fā)揮檔案的作用,根據(jù)黨和國家對檔案工作的有關(guān)規(guī)定,特制定本規(guī)則。

    第2條 檔案工作是一門專業(yè),又是黨的機(jī)要工作,各級黨委必須加強(qiáng)對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。

     第3條 鐵路各級機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位(以下簡稱各單位),都必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一管理檔案的原則,建立和健全各級檔案管理機(jī)構(gòu),統(tǒng)一管理本單位的黨、政檔案。各級檔案業(yè)務(wù)管理部門,對所屬系統(tǒng)的檔案工作,要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

     第4條 各單位都必須建立和健全檔案工作秩序,加強(qiáng)檔案工作科學(xué)管理,提高檔案工作質(zhì)量,充分發(fā)揮檔案在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用。

    第二章 各級檔案工作的機(jī)構(gòu)及其性質(zhì)和任務(wù)

    第5條 鐵道部檔案管理處,是全路檔案業(yè)務(wù)管理部門,其性質(zhì),既是黨的機(jī)構(gòu),又是行政機(jī)構(gòu)。它的任務(wù)是:負(fù)責(zé)擬訂檔案管理制度、規(guī)劃、計劃和措施;總結(jié)交流和推廣檔案工作經(jīng)驗;培訓(xùn)檔案工作干部;對鐵路系統(tǒng)各單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

    鐵道部檔案館,是保管鐵路系統(tǒng)永久性檔案的基地。它的任務(wù)是:按照鐵道部規(guī)定的檔案進(jìn)館范圍,組織接收、整理、保管鐵路系統(tǒng)的黨、政檔案和科學(xué)技術(shù)檔案;收集、編寫參考資料和專題史料;提供檔案、資料的利用;負(fù)責(zé)進(jìn)館檔案的縮微復(fù)制工作。

     第6條 部屬各局、廠、院、校,均應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)(檔案科或室),統(tǒng)一管理本單位的黨政檔案,并對本系統(tǒng)的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

    各級檔案機(jī)構(gòu),其性質(zhì),既是黨的機(jī)構(gòu),又是行政機(jī)構(gòu)。為便于工作,機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)在行政,并作為直屬機(jī)構(gòu)。

    第7條 檔案室的任務(wù)是:

     (一)收集、整理、保管和統(tǒng)計機(jī)關(guān)的檔案;

     (二)辦理檔案的出借和閱覽,編寫必要的查找工具,積極開展檔案的利用工作;

     (三)進(jìn)行檔案的鑒定工作,對已經(jīng)超過保管期限的檔案,提出存毀意見;

     (四)督促和指導(dǎo)文書部門或有關(guān)人員把需要?dú)w檔的文件材料,正確地進(jìn)行立卷和擬定保管期限,并按規(guī)定時間向檔案室歸檔;

    (五)定期把具有永久保存價值的檔案向檔案館移交;

     (六)收集、整理、保管與本機(jī)關(guān)檔案有關(guān)的內(nèi)部參考資料,配合檔案提供利用;

     (七)辦理機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人交辦的有關(guān)檔案工作的其他事項。

      第8條 各單位根據(jù)工作需要,確定足夠的定員,配齊勝任檔案工作的干部。管理檔案的干部,必須政治上完全可靠。

    第9條 檔案工作干部,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和黨的方針政策,刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識,熱愛檔案工作,不斷提高政治思想和業(yè)務(wù)水平,努力做到又紅又專。

    第10條 檔案工作,是機(jī)要工作的組成部分,必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家的保衛(wèi)、保密制度,按照機(jī)要工作的條件,嚴(yán)格要求,以保證所管檔案的絕對安全。

    第三章 文件材料的歸檔

    第11條 文件材料的立卷歸檔工作,是文書處理工作的最后一個環(huán)節(jié)。各單位辦理完畢的、具有保存價值的文件材料,都必須由文書處理部門或有關(guān)人員收集齊全,分類整理,立成案卷,于次年六月底前,向檔案部門移交歸檔。應(yīng)立卷歸檔的文件材料,不允許由承辦單位或個人分散保存。

   第12條 文件材料立卷的基本原則是:按照文件材料的自然形成規(guī)律,保持它們的歷史聯(lián)系。立卷單位,在立卷工作中,應(yīng)做好下列各項工作:

    (一)按照歸檔范圍,將需要?dú)w檔的文件材料收集齊全、完整;

    (二)鑒定文件材料的價值,確定保管期限;

     (三)確定文件材料的秘密等級,絕密文件應(yīng)單獨(dú)立卷;

    (四)按照文件之間的聯(lián)系,組成案卷。不同保管期限、不同年代的文件材料應(yīng)分別立卷。問題相同,保管期限又一致的文件材料,不應(yīng)分開組卷。

     第13條 黨委(組)、政治部、紀(jì)檢委和公安局(處)都是獨(dú)立行文單位,黨委(組)與政治部、紀(jì)檢委和公安局(處)形成的文件,必須分別整理立卷。

    第14條 文件和電報,一般應(yīng)按照內(nèi)容的聯(lián)系,統(tǒng)一整理立卷,絕密文電應(yīng)該單獨(dú)整理立卷;少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系,也可以隨同絕密文電立卷。

    第15條 歸檔的案卷,應(yīng)該做到:歸檔文件齊全完整;分類清楚;標(biāo)題簡明確切;保管期限劃分準(zhǔn)確;每個案卷必須填寫卷內(nèi)目錄;封皮書寫要整齊;裝訂要結(jié)實美觀;案卷排列要系統(tǒng),并編有案卷目錄,一并向檔案部門移交歸檔。

    第四章 檔案的整理、保管和統(tǒng)計

    第16條 檔案整理工作,是檔案室和檔案館的重要任務(wù)之一。整理工作的基本要求是,使檔案系統(tǒng)化,便于保管和利用。其主要內(nèi)容是,對不合要求的案卷進(jìn)行加工整理,按全宗分類,系統(tǒng)排列、編制案卷目錄。

    第17條 檔案整理工作,必須堅持按全宗整理的原則。一個單位(包括黨、政、工、團(tuán))在工作活動中形成的全部檔案是一個全宗。同一全宗的檔案,不得拆散。不同全宗的檔案不得混在一起。

     劃分檔案全宗的原則是:

     (一)行政上可以獨(dú)立行使職權(quán),能夠以自己的名義單獨(dú)對外行文;

      (二)財務(wù)上是一個獨(dú)立的會計單位,自己可以單獨(dú)編造預(yù)算或財務(wù)計劃。

     (三)設(shè)有專門的人事機(jī)構(gòu)或管理人事的干部,有一定的任免權(quán)。

    第18條 一個全宗的全部案卷,應(yīng)該根據(jù)檔案的來源、產(chǎn)生時間、內(nèi)容和形式,分門別類區(qū)分不同保管期限,進(jìn)行科學(xué)分類,系統(tǒng)排列。排列方法可以結(jié)合本單位的實際情況,按照年代——組織機(jī)構(gòu),組織機(jī)構(gòu)——年代或年代問題等方法進(jìn)行。

    第19條 編制案卷目錄要和案卷分類、排列順序相一致使之準(zhǔn)確地反映全宗內(nèi)案卷的基本內(nèi)容。

    第20條 每個全宗,應(yīng)該設(shè)立全宗卷,把有關(guān)全宗歷史情況的文件(如機(jī)關(guān)歷史情況,歷年檔案收集和整理情況、鑒定報告、銷毀清冊和檢查記錄等)集中立卷保存。

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鐵路文書檔案管理規(guī)則

鐵道部

文 號:[82]鐵辦字69號

    第一章 總 則

    第1條 為了加強(qiáng)鐵路系統(tǒng)檔案管理工作,充分發(fā)揮檔案的作用,根據(jù)黨和國家對檔案工作的有關(guān)規(guī)定,特制定本規(guī)則。

    第2條 檔案工作是一門專業(yè),又是黨的機(jī)要工作,各級黨委必須加強(qiáng)對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。

     第3條 鐵路各級機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位(以下簡稱各單位),都必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一管理檔案的原則,建立和健全各級檔案管理機(jī)構(gòu),統(tǒng)一管理本單位的黨、政檔案。各級檔案業(yè)務(wù)管理部門,對所屬系統(tǒng)的檔案工作,要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

     第4條 各單位都必須建立和健全檔案工作秩序,加強(qiáng)檔案工作科學(xué)管理,提高檔案工作質(zhì)量,充分發(fā)揮檔案在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用。

    第二章 各級檔案工作的機(jī)構(gòu)及其性質(zhì)和任務(wù)

    第5條 鐵道部檔案管理處,是全路檔案業(yè)務(wù)管理部門,其性質(zhì),既是黨的機(jī)構(gòu),又是行政機(jī)構(gòu)。它的任務(wù)是:負(fù)責(zé)擬訂檔案管理制度、規(guī)劃、計劃和措施;總結(jié)交流和推廣檔案工作經(jīng)驗;培訓(xùn)檔案工作干部;對鐵路系統(tǒng)各單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

    鐵道部檔案館,是保管鐵路系統(tǒng)永久性檔案的基地。它的任務(wù)是:按照鐵道部規(guī)定的檔案進(jìn)館范圍,組織接收、整理、保管鐵路系統(tǒng)的黨、政檔案和科學(xué)技術(shù)檔案;收集、編寫參考資料和專題史料;提供檔案、資料的利用;負(fù)責(zé)進(jìn)館檔案的縮微復(fù)制工作。

     第6條 部屬各局、廠、院、校,均應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)(檔案科或室),統(tǒng)一管理本單位的黨政檔案,并對本系統(tǒng)的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

    各級檔案機(jī)構(gòu),其性質(zhì),既是黨的機(jī)構(gòu),又是行政機(jī)構(gòu)。為便于工作,機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)在行政,并作為直屬機(jī)構(gòu)。

    第7條 檔案室的任務(wù)是:

     (一)收集、整理、保管和統(tǒng)計機(jī)關(guān)的檔案;

     (二)辦理檔案的出借和閱覽,編寫必要的查找工具,積極開展檔案的利用工作;

     (三)進(jìn)行檔案的鑒定工作,對已經(jīng)超過保管期限的檔案,提出存毀意見;

     (四)督促和指導(dǎo)文書部門或有關(guān)人員把需要?dú)w檔的文件材料,正確地進(jìn)行立卷和擬定保管期限,并按規(guī)定時間向檔案室歸檔;

    (五)定期把具有永久保存價值的檔案向檔案館移交;

     (六)收集、整理、保管與本機(jī)關(guān)檔案有關(guān)的內(nèi)部參考資料,配合檔案提供利用;

     (七)辦理機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人交辦的有關(guān)檔案工作的其他事項。

      第8條 各單位根據(jù)工作需要,確定足夠的定員,配齊勝任檔案工作的干部。管理檔案的干部,必須政治上完全可靠。

    第9條 檔案工作干部,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和黨的方針政策,刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識,熱愛檔案工作,不斷提高政治思想和業(yè)務(wù)水平,努力做到又紅又專。

    第10條 檔案工作,是機(jī)要工作的組成部分,必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家的保衛(wèi)、保密制度,按照機(jī)要工作的條件,嚴(yán)格要求,以保證所管檔案的絕對安全。

    第三章 文件材料的歸檔

    第11條 文件材料的立卷歸檔工作,是文書處理工作的最后一個環(huán)節(jié)。各單位辦理完畢的、具有保存價值的文件材料,都必須由文書處理部門或有關(guān)人員收集齊全,分類整理,立成案卷,于次年六月底前,向檔案部門移交歸檔。應(yīng)立卷歸檔的文件材料,不允許由承辦單位或個人分散保存。

   第12條 文件材料立卷的基本原則是:按照文件材料的自然形成規(guī)律,保持它們的歷史聯(lián)系。立卷單位,在立卷工作中,應(yīng)做好下列各項工作:

    (一)按照歸檔范圍,將需要?dú)w檔的文件材料收集齊全、完整;

    (二)鑒定文件材料的價值,確定保管期限;

     (三)確定文件材料的秘密等級,絕密文件應(yīng)單獨(dú)立卷;

    (四)按照文件之間的聯(lián)系,組成案卷。不同保管期限、不同年代的文件材料應(yīng)分別立卷。問題相同,保管期限又一致的文件材料,不應(yīng)分開組卷。

     第13條 黨委(組)、政治部、紀(jì)檢委和公安局(處)都是獨(dú)立行文單位,黨委(組)與政治部、紀(jì)檢委和公安局(處)形成的文件,必須分別整理立卷。

    第14條 文件和電報,一般應(yīng)按照內(nèi)容的聯(lián)系,統(tǒng)一整理立卷,絕密文電應(yīng)該單獨(dú)整理立卷;少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系,也可以隨同絕密文電立卷。

    第15條 歸檔的案卷,應(yīng)該做到:歸檔文件齊全完整;分類清楚;標(biāo)題簡明確切;保管期限劃分準(zhǔn)確;每個案卷必須填寫卷內(nèi)目錄;封皮書寫要整齊;裝訂要結(jié)實美觀;案卷排列要系統(tǒng),并編有案卷目錄,一并向檔案部門移交歸檔。

    第四章 檔案的整理、保管和統(tǒng)計

    第16條 檔案整理工作,是檔案室和檔案館的重要任務(wù)之一。整理工作的基本要求是,使檔案系統(tǒng)化,便于保管和利用。其主要內(nèi)容是,對不合要求的案卷進(jìn)行加工整理,按全宗分類,系統(tǒng)排列、編制案卷目錄。

    第17條 檔案整理工作,必須堅持按全宗整理的原則。一個單位(包括黨、政、工、團(tuán))在工作活動中形成的全部檔案是一個全宗。同一全宗的檔案,不得拆散。不同全宗的檔案不得混在一起。

     劃分檔案全宗的原則是:

     (一)行政上可以獨(dú)立行使職權(quán),能夠以自己的名義單獨(dú)對外行文;

      (二)財務(wù)上是一個獨(dú)立的會計單位,自己可以單獨(dú)編造預(yù)算或財務(wù)計劃。

     (三)設(shè)有專門的人事機(jī)構(gòu)或管理人事的干部,有一定的任免權(quán)。

    第18條 一個全宗的全部案卷,應(yīng)該根據(jù)檔案的來源、產(chǎn)生時間、內(nèi)容和形式,分門別類區(qū)分不同保管期限,進(jìn)行科學(xué)分類,系統(tǒng)排列。排列方法可以結(jié)合本單位的實際情況,按照年代——組織機(jī)構(gòu),組織機(jī)構(gòu)——年代或年代問題等方法進(jìn)行。

    第19條 編制案卷目錄要和案卷分類、排列順序相一致使之準(zhǔn)確地反映全宗內(nèi)案卷的基本內(nèi)容。

    第20條 每個全宗,應(yīng)該設(shè)立全宗卷,把有關(guān)全宗歷史情況的文件(如機(jī)關(guān)歷史情況,歷年檔案收集和整理情況、鑒定報告、銷毀清冊和檢查記錄等)集中立卷保存。